La factura electrónica o e-factura es el equivalente digital a la factura tradicional pero tratada exclusivamente con medios informáticos. Tendrá exactamente la misma validez legal que su equivalente en papel.
Ventajas:
- Ahorro económico, ya que se eliminan los gastos de papel, impresión, sellos, envío, etc.
- Inmediatez y seguridad de los envíos a través de soportes electrónicos.
- Mejora en las gestiones empresariales, ya que se reducen los tiempos de gestión.
- Ahorro en espacio, ya que los documentos digitales no ocupan espacio físico de almacenaje.
- Integración de las facturas electrónicas con las aplicaciones de gestión y tesorería internas de la empresa.
- Mejora en el control de posibles errores que se pudieran cometer.
Muy importante recordar:
El uso de facturación electrónica no obliga a la empresa a realizarse para todos sus clientes, ya que puede elegir hacerlo con solo una parte de los mismos. También se pueden emitir tanto facturas en papel como electrónicas para un cliente en el mismo ejercicio fiscal.
Para poder emitir una factura electrónica es necesario que el receptor dé su consentimiento expreso, y debe indicarse además el formato de recepción de la factura (ya que debe ser compatible con el software que utilice). El formato de la factura electrónica puede ser sencillamente un archivo de Excel o Word, una imagen JPG, un archivo PDF, etc.
- Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el sector público.
- Ley 56/2007, de 28 de diciembre, de medidas de impulso de la sociedad de la información, LISI.
- Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de firma electrónica.
Se firma digiltalmente.
Una vez creada la factura, es necesario que sea firmada digitalmente para que tenga la misma validez legal que una factura emitida en papel. El emisor tiene la obligación de almacenar las facturas emitidas junto con toda la información que utilizó para generar dichas facturas. De esta manera, estará preparado para una auditoría e inspección externa, en que el emisor deberá proporcionar acceso completo a todo el material almacenado.
La factura se entregará por medios telemáticos, es decir, de ordenador a ordenador. Esto se puede hacer por cualquier medio disponible, desde un correo electrónico hasta copiar el archivo en un dispositivo de almacenamiento externo (por ejemplo, un lápiz de memoria o pendrive).
Tras la recepción de la factura, es obligación del receptor de esta validar tanto los contenidos como la autenticidad de la firma electrónica, contabilizarla y conservarla con el sistema que se desee.
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